• التخطيط لحدث داخلي يطلب من المكتب الصحفي الحكومي التعامل مع جميع أنواع الأحداث العامة. فهناك "أحداث إعلامية" - أحداث تدعى إليها الصحافة - وهناك أحداث أخرى، يحضر إليها بعض ممثلي الصحافة ولا يحضر البعض الآخر. ويتعين على المتحدث الرسمي أن يكون قادرا على إدارة المشاركة في أي حدث، سواء كان إعلاميا أم لا، وسواء كنت تستضيفه أو تحضره كضيف لشخص آخر. فكر في هذه الأحداث كما لو كانت عرضا مسرحيا أو حفلة رقصة باليه. يجب أن يكون كل شيء مخططا ومكتوبا، ويجب أن يتعلق كل شيء بالموضوع العام للمسرحية أو الباليه. ويجب أن يكون هناك مدير - من هيئة موظفيك - في الموقع للتأكد من أن الأمور تسير وفقا لما هو مخطط. هناك حاجة إلى تخطيط دقيق لكل حدث يشترك فيه المتحدث الرسمي الصحفي، ولكن على الأخص الأحداث مثل زيارة رئيس الدولة أو اجتماع لعدد من وزراء الخارجية.
من النظريات العامة في الولايات المتحدة أن 5 إلى 10 ساعات ضرورية للتخطيط لكل ساعة يستغرقها الحدث. حتى لو كان الحدث للغير ولكن مسؤولك الحكومي مدعو للتحدث فيه، فيتعين عليك مراجعة كل شيء يتعلق باشتراك المسؤول، بما في ذلك الدعوة والمواد الصحفية التي سيذكر المسؤول فيها. تأكد دائما من وجود أحد موظفيك في الموقع قبل الحدث. وبذلك يمكنه تمثيلك والتعرف على أية تغييرات في البرنامج وتنبيه مسؤولك بالأمر. ولن يكون لك بدون ذلك أي تحكم في مشاركة المسؤول. ومن الأجزاء المهمة للتخطيط للأحداث الخارجية تقييم الدعوة. خذ ما يلي بعين الإعتبار: سافر مسؤول حكومي عدة ساعات لإلقاء خطاب أمام جمهور ظن أنهم من مؤيديه. ولكنه وجد بعد وصوله أنه على المسرح مع معارضين كان من المتوقع أن يحاورهم أمام جمهور غير ودي. ولم يقم أي من موظفيه بتفقد الترتيبات مقدما، ولذلك لم يعرف أحد أن الحدث الفعلي انحرف عما جاء في الدعوة التي وجهت شفويا. ولمنع حدوث المفاجآت يطلب الكثير من السياسيين أن تكون جميع الدعوات الموجهة إليهم مكتوبة. وبهذه الطريقة يعرفون تماما ما هو مطلوب ويمكنهم التفاوض حول مشاركتهم على أساس ما هو مكتوب. وكثيرون منهم يردون عندئذ خطيا موضحين طبيعة مشاركتهم. وعندما تأتي الدعوة عن طريق التليفون يمكن للمتحدث الرسمي الصحفي أو منظم الجدول أن يقول: "إن سياستنا هنا هي استلام الدعوات المكتوبة. يرجى إرسال الطلب بالبريد أو الفاكس أو البريد الإلكتروني مرفقا بالمعلومات التالية:
ثم يمكنك مراجعة الدعوة المكتوبة وتغيير ما تريد وما لا تريد، والتفاوض على أساس ما هو مكتوب. ويمكنك الرد خطيا على ما تريد قبوله وعلى دورك في المشاركة. |
|
يشرف على هذا الموقع مكتب برامج الإعلام الخارجي بوزارة الخارجية الاميركية. إن الآراء المتضمنة في المواقع المرتبطة بهذا الموقع وغير التابعة للحكومة الاميركية، لا تعكس بالضرورة آراء وزارة الخارجية. |
 |