• قبل عقد المؤتمر الصحفي
• إذا كان المؤتمر الصحفي في موقع آخر
• أثناء المؤتمر الصحفي
• بعد المؤتمر الصحفي
تجمع المؤتمرات الصحفية ممثلي وسائل الإعلام والجمهور مع مسؤول حكومي أو أكثر في جلسة سؤال وجواب، ويتم ذلك عادة في موقع يختاره المسؤول الحكومي. وتتيح المؤتمرات الصحفية الفرصة للمواطنين - عن طريق الصحافة - لمساءلة المسؤولين الحكوميين وفرصة للمسؤولين الحكوميين لنقل رسالتهم إلى الشعب عن طريق وسائل الإعلام.
ويقول ديفيد بيكويذ المتحدث السابق باسم نائب الرئيس "عندما تعقد مؤتمرا صحفيا على أساس منتظم، فإن هذه المؤتمرات تفسح المجال أمام تنفيس الضغط." ويضيف أن ذلك يعني أن نوعا من الضغط المتزايد شدة يتصاعد لدى الصحفيين الذين لديهم أسئلة يرغبون في الحصول على أجوبة عنها، وهو الضغط الذي يخف في المؤتمر الصحفي.
ويقول بيكويذ: "إن عقد مؤتمر صحفي فكرة جيدة حين يكون لديك شيء تعلن عنه أو شيء إيجابي تقوله." ويضيف بيكويذ: "فكر لماذا تفعل ذلك وما الذي سينتج عنه."
قبل عقد المؤتمر الصحفي
الخطوة الأولى في الإعداد للمؤتمر الصحفي هي التأكد من وجود أخبار. ومن النادر أن يكون ذلك مشكلة بالنسبة لرئيس البلاد. أما بالنسبة لرئيس حكومة صغيرة أو وكالة فإن جذب اهتمام الصحافة قد يكون أكثر صعوبة. ولا يرغب الصحفيون في تمضية وقتهم في ما يعتبرونه أمرا غير جدير بالتغطية الصحفية حين تكون لديهم أخبار أخرى تتنافس على جذب اهتمامهم. وتنطوي خطوات الإعداد للمؤتمر الصحفي على ما يلي:
- حدد موضوع المؤتمر الصحفي وما إذا كانت هناك أخبار للإعلان عنها.
- قرر ما إذا كانت هناك ضرورة لعقد مؤتمر صحفي، أو ما إذا كان الصحفيون يستطيعون إعداد قصة إخبارية دقيقة وشاملة اعتمادا على بيان صحفي ونشرة حقائق ومكالمة هاتفية متابعة.
- قرر ما سيقوله المسؤول الحكومي في بيانه أو بيانها الإفتتاحي.
- أكتب نقاطا للبحث للمسؤول الحكومي للبيان الإفتتاحي. وأسوة بما تفعل في المقابلة الصحفية، ركز على التأكيد على ثلاث نقاط فقط. وأي عدد أكثر من ذلك يكون زائدا.
- حدد الأسئلة المحتملة التي قد يتم طرحها والأجوبة الملائمة لكل سؤال. ويتعين أن تذهب هذه الأسئلة والأجوبة إلى ما هو أبعد من الموضوع المقرر للمؤتمر الصحفي، حيث أن الصحفيين قد يسألون أسئلة تتعلق بقضايا أخرى. وتحتفظ بعض المكاتب الصحفية بقائمة بالموضوعات على أجهزة الكمبيوتر، بحيث يتم تحديثها باستمرار لكي لا تستوجب كتابتها من جديد كل مرة.
- قم بتنظيم مؤتمر صحفي صوري في اليوم الذي يسبق المؤتمر الصحفي الفعلي، خاصة إذا كان المسؤول الحكومي غير مرتاح في الإجابة عن الأسئلة المحتملة. كلف موظفي المكتب الصحفي بالتظاهر بأنهم صحفيون يطرحون أسئلة على المسؤول. ويسمح ذلك للمسؤول وللموظفين بأن يدركوا الثغرات المحتملة في أجوبتهم.
- قم باختيار موعد المؤتمر الصحفي بحذر. قارن موعد الحدث بالروزنامة الطويلة الأمد للمكاتب الحكومية للتأكد من عدم وجود تضارب مع أحداث صحفية أخرى في نفس اليوم.
- قم باختيار موقع يسهل الوصول إليه ويلبي الإحتياجات الفنية لوسائل الإعلام. كما يجب أن يكون الموقع جذابا من حيث الشكل وداعما لرسالتك. فمثلا، إذا كان الموضوع يتعلق بالزراعة، إختر مزرعة كخلفية للموقع. وإذا كان يتعلق بالتعليم، ربما يكون الموقع الملائم مكتبة مدرسية.
- قرر ما إذا كنت ستستخدم مساعدات بصرية في المؤتمر. فهل هناك أداة بصرية جيدة، كخريطة بيانية كبيرة يمكن للمسؤول الحكومي أن يستخدمها أثناء المؤتمر الصحفي؟ ضعها بجوار المسؤول حتى يتسنى لكاميرات التلفزيون أن تصورها. وقم بتصوير الأداة البصرية وارفق نسخا منها في الرزمة الصحفية لكي يتسنى للصحفيين الرجوع إليها عند إعداد تقاريرهم، وقم بنشرها في الصحف أو بعرضها في شريط.
- أبلغ الصحفيين. بالإضافة إلى أولئك الذين يقومون بتغطية نشاطات المسؤول بصورة منتظمة، ربما رغبت في توسيع قائمة الصحفيين، اعتمادا على الموضوع.
- اتصل هاتفيا بالصحفيين قبل يوم أو يومين من موعد الحدث لتذكّرهم به. حاول أن تأخذ فكرة عن الأشخاص القادمين وغير القادمين. فقد تحتاج إلى غرفة أكبر أو أصغر.
- ضع إعلان المؤتمر الصحفي على روزنامة إحدى وكالات الأنباء.
- قم بإرسال فاكس أو رسالة إلكترونية للصحافة الواقعة خارج المدينة التي قد تكون مهتمة بالموضوع ولكنها غير قادرة على حضور المؤتمر الصحفي.
- خصص وقتا كافيا لكتابة وطبع وتجميع ونقل أي مواد صحفية كالرزم الصحفية والبيانات الصحفية والعروض الإخبارية والسير والصور.
- قرر ما إذا كان تزويد الصحفيين بوثائق شخصية ضروريا. أي هل إن الدعوة ستقتصر على صحفيين معينين.
- قم بإدارة جميع الاحتياجات الفنية للمؤتمر الصحفي. قم بتنظيم منصات الإضاءة والوصلات الكهربائية الخاصة والترجمة وصناديق ربط أجهزة التسجيل، معدات صوتية مزودة بإدخال فردي وإخراجات متعددة مرتبطة بأجهزة التسجيل. تأكد من صلاحية عمل جميع الأجهزة المستخدمة.
- كلف أحد الموظفين بإدارة الاحتياجات اللوجستية للمؤتمر الصحفي. ويتعين عليه أن يكون موجودا في الموقع يوم الحدث قبل الموعد المحدد ويجب أن يكون مستعدا لمعالجة أي مشاكل لوجستية غير متوقعة، كالضجيج الخارجي وسوء حالة الطقس إذا كان الحدث مقاما في الهواء الطلق.
إذا كان المؤتمر الصحفي في موقع آخر
- قرر ما إذا كنت بحاجة إلى غرفة إنتظار أو قاعة ضيافة للمسؤول الحكومي.
- وفر مساحة كافية تلبي الإحتياجات الفنية للصحفيين.
- قم بإحضار الأسماء وأرقام التليفونات والتليفونات الخليوية للأشخاص المهمين إلى الموقع، كرئيس قوة الأمن ومشرف الصيانة وموظفي العلاقات العامة.
مع أنك تكون ضيفا في الموقع الآخر، فيتعين عليك أن تخطط لجميع جوانب الأحداث التي تقام خارج المدينة بنفس الأهمية المتبعة في تخطيط الأحداث في موقعك. فالأمور قد تتعرض لمشاكل، بل إن ذلك يحدث أحيانا. فمثلا، سافر مسؤول حكومي عدة ساعات لتدشين منشآت مستشفى جديد. وكان يدرك هو وسكرتيره الصحفي أنه سيجيب عن أسئلة الصحفيين بعد حفل التدشين، إلا أنهما أغفلا الترتيب لموقع للقاء الصحفي. وانتهى الأمر بقيام المسؤول بعقد مؤتمر صحفي لخمسة عشر صحفيا في أحد ممرات المستشفى، بوجود فرقة موسيقية مدرسية كانت تعزف الموسيقى بصوت عال، مما حال دون سماع الصحفيين صوت المسؤول وحال دون تمكن مصوري التلفزيون من التقاط صور جيدة بسبب ضيق المكان.
وكان يتعين على المتحدث الرسمي أن يطلب قبل أسبوع على الأقل من إدارة المستشفى غرفة لعقد المؤتمر الصحفي وأن يخطر وسائل الإعلام بتوفر الموقع وبموعد المؤتمر الصحفي، وأن يكلف المساعد الصحفي بالسفر معه لكي يذهب إلى الغرفة قبل موعد المؤتمر الصحفي، حتى لو ساعة واحدة قبل الموعد، لتفقدها. وبدلا من ذلك، كان الصحفيون محبطين وفقد المسؤول الحكومي الفرصة لقصة إخبارية جيدة.
أثناء المؤتمر الصحفي
- وفر لائحة لتوقيع أسماء الصحفيين وأي زوار لكي تعرف من هم الحاضرين.
- أبلغ الصحفيين في بداية المؤتمر الصحفي المدة بالمتوفرة للمتحدث، وكن مستعدا لوقف توجيه الأسئلة عند حلول ذلك الوقت.
- حافظ على قصر مدة المؤتمر الصحفي والبيانات. فالصحافة تكون أكثر تجاوبا مع المسؤول الذي يدلي ببيان قصير ثم يتلقى الأسئلة، مقارنة بالمسؤول الذي يلقي خطابا لمدة نصف ساعة.
- أترك وقتا للأسئلة.
- قم بتسجيل تصريحات المسؤول الحكومي لكي يتسنى كتابة نصها وحفظها في سجل دائم.
- إحصل على أجوبة للأسئلة التي لم تتم الإجابة عنها. وإذا طلب من المسؤول الإجابة عن سؤال لم يتمكن من الإجابة عنه، فيتعين عليه أن يقر بذلك ولكن أن يعد بالعودة إلى الصحفي بالمعلومات في وقت لاحق من ذلك اليوم، قبل موعده أو موعدها النهائي.
بعد المؤتمر الصحفي
- قم بوضع النص المكتوب للمؤتمر الصحفي على صفحة الإنترنت الخاصة بمكتبك بأسرع ما يمكن لتجعله متوفرا على نطاق واسع.
- قم بإرسال مواد للتوزيع مع النص المكتوب لأية وسائل إعلام لم تتمكن من الحضور ولكنها مهتمة بالحدث.
- قم بتلبية جميع الوعود المتعلقة بالحصول على مواد إضافية أو أجوبة عن أسئلة لم تتم الإجابة عنها قبل المواعيد النهائية.
- قم بإجراء مراجعة نقدية لكل خطوة من العملية، ودوّن ملاحظاتك للمؤتمر الصحفي المقبل.
